Haber ve Duyurular
E-Fatura ve e-Defter Uygulamasında Kapsam Genişledi
Tarih: 24/10/2015
e-Fatura ve e-Defter Uygulamasında Kapsam Genişledi 20 Haziran 2015 tarihli Resmi Gazete’de... Devamını oku...
e-Fatura ve e-Defter
Tarih: 12/12/2013
e-Fatura ve e-Defter Link Bilgisayar, e-Defter ve e-Fatura çözümleriyle de deste... Devamını oku...
Tüm bilgisayar kullanıcılarının bilmesi gereken 10 temel kural
Tarih: 03/11/2012
Tüm bilgisayar kullanıcılarının bilmesi gereken 10 temel kural [Derleme] Tüm bilgisay... Devamını oku...
Microsoft Hotmail artık Outlook oldu
Tarih: 02/08/2012
Dev yazılım şirketi, sosyal platformlara daha uyumlu bir çevrimiçi e-posta servisi O... Devamını oku...

   Tüm haberler
Anket
Kullandığınız Link Programı
Klasik Seri
Yeni Nesil
Güneş

Geçmiş Anketler
Döviz Kurları
Uzaktan Destek

İş Süreçleri Yönetimi

Broşür için tıklayınız

 

BPM - İş Süreçleri Çözümleri

Kurumlar yaptıkları iş ne olursa olsun; bilgi üreten, toplayan, işleme tabi tutan, kendi içinde akıtan ve değerlendiren yapılardır. Bilgi işlemlerinin tamamı kuralları önceden belli olan süreçler içersinde yürütülür. Bu süreçlerin kurum içindeki takibine İş Süreçleri Yönetimi ( Business Process Management ) adı verilmektedir.

Bir şirketin bir müşteri siparişini değerlendirmesi, bir derneğin bir üyelik başvurusunu sonuca bağlaması tipik iş süreçlerdir. Bilinen anlamda bu süreçler, önceden hazırlanmış formların kurum ilgilileri arasında elden ele dolaştırılması şeklinde yürütülür. Ne varki önüne bir evrak gelen müdür ve memur, sonraki aşamaya geçebilmek için çeşitli destek bilgisine ihtiyaç duyar. Örneğin bir siparişin kabul edilmesi için; stok seviyesinin, müşteri kredi limitinin, satış fiyatının uygun olup olmadığının kontrolü gerekir. Bütün bunlar akışı yavaşlatır, hatta durmasına yol açar. Durduğu hallerde aksayan yerin tesbiti için baştan sona bütün kontrol noktalarında araştırma gerekir. Bazı hallerde durduğu dahi anlaşılamadan kayıp olur.

İş süreçlerinin elektronik olarak yürütülmesi;

Kuralların eksiksiz olarak uygulanmasını sağlayarak disiplin getirir,

Karar desteği sağlayarak süreci hızlandırır ve hataları engeller,

Maliyetleri düşürerek verimliliği arttırır,

Tıkanan darboğaz noktalarının tespit edilmesini sağlar,

Çıkmaz yola saplanıp kaybolmuş akışların oluşmasını engeller,

Ürün ve hizmetlerin kalitesini yükseltir,

Kağıt kullanımını azaltarak çevrenin korunmasına yardımcı olur.

Campus İş Süreçleri Çözümleri, anılan bu avantajları en üst seviyede yerine getirecek bir seri üründür.

Onay Akış Şemaları

Aşağıda detayları verilen iş süreçlerinde sürecin tipine ve başlangıç noktasına bağlı olarak bir veya daha fazla onay akış şeması tanımlanabilir.

Onay akış şemaları;

Bir formun kimden kime akacağını,

Akışı kimlerin başlatabileceğini,

Kişilere giden formların gereği için mi yoksa bilgi için mi gideceğini,

Gereğinin ne olduğunu,

Başlatan veya bir başkası tarafından iptal edilirse ne olacağını,

Onay zincirinde bir itiraz olursa ne olacağını belirler.

Her onay seviyesine birden fazla kişi atanarak herhangi birinin işi yapmasına olanak verir. Onay veya bilgi için önüne gelen kişiler Campus’e girdiklerinde ve/veya e-posta ve/veya SMS yolu ile uyarılırlar. Akış sistemini tepeden izleyen yöneticiler akan tüm evrakların pozisyonlarını, tıkanmaları ve darboğazları inceleyebilirler. Akışı başlatan ise yalnız süreci takip edebilir.

Campus akan evrakların tümü için amaca uygun basıma hazır bir sonuç formu hazırlayabilir. Aynı anda farklı farklı kurumların (şirketlerin) akan formları ortak bir havuzda takip edilebilir.

İzin Yönetimi *

Önüne bir izin formu gelen yöneticinin ilk sorunu izin isteyen kişinin talep etmiş olduğu izini hak edip etmediğidir. İzin hakedişleri iş kanunumuzda tanımlanmış olmasına rağmen karar o kadar kolay değildir. Kişinin çalışma süresi, iş aktindeki özel şartlar, cinsiyeti, daha önceki izin ve devamsızlık durumları, izin istenilen tarihte diğer izinli personel, kişiye ilişkin özel durumlar (hamilelik, doğum, ölüm, vb) karar verebilmek için gereklidir. Hakedilmiş izinin hata ile reddi izni isteyende, hakedilmemiş iznin kabulü diğer personelde memnuniyetsizliği yol açacaktır. Karardaki gecikme ise izin isteyenin acil bir işini görememesine yol açacaktır. Campus; hakedişler, daha önce kullanılan izinler, diğer izin kullanacak personel hakkında karar desteği sağlayarak, hatasız bir karar verilmesini sağlar.

Tüm onay işlemlerinden sonra izinin düzgün olarak kayıtlara geçip, kişinin bordrosuna yansıması yine Campus tarafından çözümlenmektedir.

Masraf Yönetimi

Saha çalışması yaparak ürün satan, sipariş toplayan veya hizmet veren şirketler, bu personelin şirket adına harcama yapmasını izin vermektedir. Yemekler, konaklama giderleri, yakıt alımları, ulaşım giderleri bazen harcırah bazen de masrafı yap ve beyan et şeklinde karşılanmaktadır. Yapılan masraf beyanları, gerek masrafı onaylayan gerekse masrafı muhasebeleştiren açısından sıkıntı yaratmaktadır. Onaylayan kişi; yapılan masrafın bütçeye uygunluğunu, yapan personelin daha önce yapmış olduğu masrafları, var ise bu iş için alınan iş avansına uygunluğunu, masrafın yapılmış olduğu müşteri ve müşteri adaylarına daha önce yapılan masrafları bilmek durumundadır. Muhasebeleştiren kişi ise; masraf listesinde yazılanların ekindeki evraklara ile uygunluğunu kolayca kontrol edebilmeli, masraflar ilgili müşterilere faturalanacak ise kolayca ayıklayabilmeli, masrafın yapıldığı tedarikçileri ayıklayarak form Ba-Bs beyannamesi için hazırlık yapabilmeli ve nihayetinde bu masraf formlarını muhasebeleştirebilmelidir.

Campus Masraf Yönetimi Modülü, tüm bu sorunlara çözüm sunmaktadır.

Malzeme İstek Yönetimi *

Kurumlarda çalışan personel işlemlerini yürütebilmek için sürekli olarak kırtasiye, temizlik, promosyon malzemesi, demirbaş talebi, arızalı teçhizat bildirimi yapmak durumundadır. Talepte bulunan kişi bu malzemenin stok durumdan haberdar olmalıdır. Onaylayan kişi ise; stok durumdan, istenilen malzemenin fiyatından, talebin bütçeye uygunluğunda, talebi yapan kişinin benzer malzemelerdeki önceki taleplerinden, malzeme bir müşteri için talep ediliyorsa bu müşteriye verilen diğer malzemelerden haberdar edilmelidir. Talebi muhasebeleştiren ise, bu fark karşılığı bir müşteriye faturalama yapılacak ise ayıklayabilmeli, bedeli bir personelden talep edilecek ise ayıklayabilmelidir. Stok durumu müsait değil veya kritik seviyeye indi ise satın alma bilgilendirilmedir.

Campus Malzeme İstek Yönetimi modülü tüm bu sorunlara çözüm sunmakta ve gereğinde kayıtlarda olmayan mal ve hizmet siparişlerine de imkan vermektedir.

Görev Yönetimi

Saha çalışması yaparak satış yapan ve destek veren şirketlerden bir kısmı çağrı üzerine randevulaşarak hizmet vermektedir. Çağrıyı alan doğrudan işi yapacak kişi olabileceği gibi bir başkası da olabilmektedir. Gerek çağrıyı alan, gerekse çağrıya gidilmesi için onay veren kişi; çağrıyı yapan müşteri için daha önceden verilen hizmetleri, giden personelin performansını denetlemek durumdadır.

Campus Görev Yönetimi, Campus CRM-Müşteri İlişkileri Yönetiminde görebileceğiniz diğer işlevlerin yanısıra onaya dayalı bu tip görevler için ideal bir çözüm sunmaktadır.

Avans Yönetimi *

Campus avans konusunu İş Avansı ve Maaş Avansı olarak iki ayrı başlık altında ele almaktadır.

İş Avansı

İş avansı talebinde; kişinin önceki avanslarını akıbeti, avans bir müşteri için yapılıyor ise bu müşteri için önceden alınan avansların durumu ve avansın bütçeye uygunluğu doğrultusunda karar desteği sağlanır.

Maaş Avansı

Maaş avansı talebinde ise; kişinin hali hazırdaki borç alacak durumu, aldığı avansın ücreti tarafından ne oranda karşılanabileceği, avansın firma politikalarına uygunluğu konularında karar desteği sağlanır. Alınan avansın muhasebeleşmesi ve bordroya intikal ettirilmesi sağlanır.

Belge İmza Defteri

Diğer süreçlerden farkı olarak bir form değil; MS Word, Excel, sunum veya benzeri bir doküman onay için akıtılmaktadır. Bu müşteri için hazırlanmış bir teklif veya sunum, kamu kurumuna verilmek için hazırlanmış bir yazı, bir iç sirküler vb olabilir. Doküman onay için dolaştıkça kişiler değişikliklerini yaparlar ve işlem sona erdiğinde istenirse doküman Campus Belge Yönetimi sistemine eklenebilir.

Tartışma Yönetimi

Yukarıda anılan süreçlerin tamamı düzenlidir, akış sırası kesin olarak bellidir. Tartışma yönetiminde ise akış düzensiz ve konuya göre sapmalar göstermektedir.

Örneğin; dışarıdan bir kurum sizden birden çok uzmanlık alanını ilgilendiren bir konuda görüş istemiştir veya bir pazarlama politikası oluşturulmak için farklı departmanların görüşüne ihtiyaç vardır.

Bu durumda tam olarak başlangıç noktası ve kimlerin konuya müdahil olacağı belli değildir. Birçok departmanın görüş belirtmesi uygun olacaktır. Tartışmayı başlatan kişi uygun gördüğü kişilere bu tartışmayı yönlendirir. Kendine yönlendirme yapılanlar, başkalarına, onlar da daha başkalarına yönlendirme yapabilir. Yönlendirmede bir sınır yoktur. Kendisine iş yönlendirilen kişi orijinal veya başkaları tarafından değiştirilmiş metin veya metinleri kendi üzerine alarak çalışmaya devam eder. Bu arada başkaları da aynı metinler üzerin çalışabilirler. Herkes kendi bilgi birikimi doğrultusunda katkılarını yapar. Tartışmayı tepeden izleyen yöneticiler ise, tartışma kendiliğinden sonlanmıyor ise yeterli gördükleri anda tartışmayı sonlandırırlar.

Çoğu zaman bu işlem bir ya da daha fazla kişiye mail atılarak görüş toplama şeklide yapılmaktadır. Ancak bu yöntem kısa sürede kontrolden çıkmakta, kimin ne yaptığı belirsiz hale gelmektedir. Campus bu işlemlerin bir disiplin altında sistematik hale getirilmesini sağlamaktadır.

* İzin Yönetimi, Avans Yönetimi ve Malzeme İstek Yönetimi müşteri talepleri doğrultusunda projelendirilmektedir.


Link Campus CRM

4

2

3

1

Son Videolar

Önceki: Servis Yönetimi
Sonraki: Personel Takip Yön.

REFERANS BİLGİSAYAR EĞİTİM HİZMETLERİ SAN. ve TİC. LTD. ŞTİ.

Çetin Emeç Bulvarı, Kabil Caddesi, 1328. Sokak (74.Sokak) No:12/3 Öveçler /Çankaya /ANKARA

Telefon : 0312 472 74 55 Fax: 0312 472 74 56

İçerik Rss - Haberler Rss

Tasarım ve Programlama: Referans Bilgisayar