Haber ve Duyurular
E-Fatura ve e-Defter Uygulamasında Kapsam Genişledi
Tarih: 24/10/2015
e-Fatura ve e-Defter Uygulamasında Kapsam Genişledi 20 Haziran 2015 tarihli Resmi Gazete’de... Devamını oku...
e-Fatura ve e-Defter
Tarih: 12/12/2013
e-Fatura ve e-Defter Link Bilgisayar, e-Defter ve e-Fatura çözümleriyle de deste... Devamını oku...
Tüm bilgisayar kullanıcılarının bilmesi gereken 10 temel kural
Tarih: 03/11/2012
Tüm bilgisayar kullanıcılarının bilmesi gereken 10 temel kural [Derleme] Tüm bilgisay... Devamını oku...
Microsoft Hotmail artık Outlook oldu
Tarih: 02/08/2012
Dev yazılım şirketi, sosyal platformlara daha uyumlu bir çevrimiçi e-posta servisi O... Devamını oku...

   Tüm haberler
Anket
Kullandığınız Link Programı
Klasik Seri
Yeni Nesil
Güneş

Geçmiş Anketler
Döviz Kurları
Uzaktan Destek

ERP Araştırma ve Seçim

DANIŞMAN

Ülkemizde yeni yeni gündeme gelen, henüz daha gereken önem ve ağırlığı verilmeyen bir görev alanıdır. Bir ERP projesinde başından itibaren deneyimli, konuyu bilen tarafsız bir danışman bulunmalıdır. Kuruluşun analizi, tarif edilmesi, ne yapılacağının kararlaştırılması, seçim ve uygulama safhalarında danışman, proje komitelerinin yanında, yol gösterici ve projenin iyi bir şekilde yürütülmesinin sağlanmasında etken rol üstlenmelidir.

ARAŞTIRMA VE SEÇİM

Kuruluş içi analizden sonra karar bir ERP paket yazılımı doğrultusunda ise, piyasa araştırılması ve paket seçimi gündeme gelmiş olacaktır.

Seçimi yönlendiren üç temel etken vardır ;

a) ÜRÜN
b) FİRMA (ürünü pazarlayan)
c) KURULUŞUN İHTİYAÇLARI

Üründe ve firmada aranacak seçim kriterleri sayfalarca yazılabilir. Ancak, özellikle bir şeyi vurgulamak gerekir. Bir kuruluşun ihtiyaçlarına, isteklerine ve koşullarına yüzde yüz uygun bir paketin bulunması mümkün değildir.

Burada kuruluşun ihtiyaç ve koşulları göz ardı edilerek, yalnızca paketleri birbirleri ile kıyaslayarak en iyisini bulmak gibi bir yola kapılıp zaman kaybetmemek ve gayeden uzaklaşmamak gerekir.

Önemli olan, kuruluşun ihtiyaç ve koşullarına en uygun paketi bulmaktır. Firma da, kuruluş da buna gayret etmelidirler.

Satıcı firma bunun için müşterinin durumunu anlamaya çalışmalı, ihtiyaçlarının ve mevcut çalışma koşullarının neler olduğunu saptamalı ve bunları ürünü ve ürünün modüllerinin özellikleri ile kıyaslamalı ve sonuçları açık yüreklilikle ortaya koymalıdır. Çünkü, yanlış bir adımın kendilerini başarısızlığa götüreceğini düşünmelidir.

Araştırma süreci, kuruluş açısından en önemli dönemdir. Paket yazılımların analiz edildiği ve değerlendirildiği bu safhada, kuruluş çok dikkat etmelidir. Kendi koşul ve ihtiyaçlarına en uyumlu olanı aramaktadır. İlgili bütün birimler, bu çalışmanın içinde olmalıdırlar. Paketlerin ve özellikle kendi sorumluluklarındaki işlerle ilgili modüllerin özelliklerini çok iyi anlamalılar ve kendi çalışma prensiplerine ne kadar uyumlu olduklarını, isteklerine ne kadar cevap verdiklerini saptamalıdırlar. Veyahut kendilerine ne gibi ve ne boyutlarda değişim getireceğini, ve buna uyup uyamayacaklarını ortaya koymalıdırlar.

Bu safha üzerinde iyi durulmaz ve iyi analiz yapılmaz ise, uygulama sırasında çıkacak uygunsuzluklar projenin aksamasına, hatta durmasına ve başarısızlıkla sonuçlanmasına neden olacaktır.

ERP firmanın varolan iş sistemime uyar mı?

Bu soruya çekler imzalanmadan ve uygulama başlamadan doğru cevap vermek şirket için yaşamsal önem taşır. Şirketleri milyon dolarlık ERP paketlerinin alımını imzalamaktan alı koyan şey, şirketin önemli bazı fonksiyonlarını yerine getirmediğini fark etmeleridir. Bu noktada iki seçenekleri vardır. Ya iş fonksiyonunu yazılıma göre değiştirecekler ki bu uzun vadede köklü çözümlere gidilmesini gerektirir ve sonucu belirsizdir. Yazılımı kendi uygulamalarına göre değiştirmek. Buda uyarlamayı yavaşlatır, önemli hatalara yol açar, ve yeni bir sürümde bu eklerin tekrar yazılmasını gerektirir. Yazılımcılar patch denilen bu eklerin yeni sürümde çalışmadığını bilirler.

ERP şüphesiz bir çırpıda alınıverecek bir yazılım değil. Fiyat etiketleri imzayı atacak müdürü kararsız hale getirmeye yetebilir. Sadece yazılım maliyeti değil danışmanlık, uyarlamalar, test etme ve diğer görünmeyen maliyetlerde ERP faydasını sağlamadan önce şirkete binen yük olarak durmaktadır. Bu maliyetleri görmezden gelmek yada küçümsemek sistemin başarısızlığında temel etmendir.

ERP Kriterleri

ÜRÜN KRİTERLERİ

Ürün açısından dikkate alınacak kriterler yazılı hale getirilmeli ve iyice araştırılarak işaretlenmelidir. Teknik kriterler Bilgi Sistemlerinin sorumluluğundadır. Önemli olanlarını şöyle sıralayabiliriz ;

• Modüler bir yapı. Modül, modül uygulanabilirlik
• İlişkisel veri tabanı
• İstemci / sunucu (client / server ) mimarisi
• Nesne yönelimli programlama dili
• Güçlü programlama ve ekran düzenleme üreteci
• Windows ortamı ve grafik özelliği
• Kullanıcı ana yüzünün kolay ve anlaşılabilirliği
• Türkçe versiyonu
• Ekranlar arasında geçiş kolaylığı
• Yüksek çalışma hızı
• Esnek ve geniş raporlama yeteneği
• Çeşitli işletim ortamlarında çalışabilirlik
• Dünyada ve ülkemizde kullanma durumu

FİRMA KRİTERLERİ

En az ürün kadar ve hatta ondan daha da önemli bir durum arz eder satıcı firma. Elinizde çok kabiliyetli bir araç (tool) var. ama bunu iyi çalıştıramazsanız size yararlılığı zayıftır. İşte paket yazılımlarda firma’nın durumu böyledir. Güçlü bir firma başarıya giden yolun anahtarıdır.

Firma’ da aranacak kriterlerin önemlilerini şöyle özetleyebiliriz ;

• Ana üretici firmanın dünyada tanınmışlığı, büyüklüğü, bu konudaki deneyimi
• Ülkemizdeki yerleşikliği ve kalıcılığı
• Teknik destek ve eğitim hizmetlerinin seviyesi
• Uygulama deneyimi
• Paket üzerinde hakimiyeti, modifikasyon yeteneği (Customization, Localization)
• Ek ihtiyaçlara çözüm getirebilmesi
• Bizi ve kuruluşumuzu anlıyor olabilmesi
• Şeffaflık ve doğruluk

ERP’nin gerçek maliyeti nedir?

MetaGroup ERP’nin yazılım, donanım, danışmanlık ve eğitim maliyetlerini kapsayan bir toplam sahip olma maliyeti (TCO) hesaplamıştır. Bu maliyete kurulum ve 2 yıllık çalışma sırasında oluşan maliyetler dahildir. Çalışma yapılan 63 şirket arasında büyük, orta ve küçük ölçekli şirketler yer almış ve ortalama sahip olma maliyeti 15 milyon $ olarak hesaplanmıştır. Küçük şirketler için bu rakam 500 000 $ iken büyük şirketlerde 15 milyon $ a çıkabilmektedir.

Fayda ne zaman alınmaya başlanır ve hangi tutarda geri dönüş olur?

MetaGroup yaptığı araştırmaya göre 8 aydan sonra verim alınmaya başlıyor. 3 yıla kadar sürebiliyor. Yıllık getirisi 1.6 milyon $ olarak hesaplanmıştır.

ERP’nin görülmeyen maliyeti nedir?

ERP sistemini kuran şirketler, bütçe yaparken bazı maliyetleri olduklarından daha az görmüşler bu nedenle bütçelerinde sapmalar oluşmuştur. Bu maliyetlerden bazıları şunlardır.

Eğitim; tecrübeli ERP kullanıcılarının en fazla ihmal ettikleri harcama kalemidir. Eğitim maliyetleri yüksektir çünkü kullanıcılar yeni yöntemler ve yazılım öğrenmek zorundadır. Daha kötüsü şirket dışından eğitim veren şirketler size yardım edemezler. Onlar kullanıcılara ne yapmaları gerektiğini söylerler belli, özel konuları nasıl işleyeceklerini göstermezler. ERP sisteminden etkilenecek olan iş fonksiyonlarını gösteren bir çizelge hazırlamak faydalı olabilir.

Muhasebe elemanı, ambar elemanı ile ayni ekranı kullanacak ve diğerini etkileyecek bilgileri girmek zorunda kalacaktır. Bunu doğru olarak yapabilmesi için karşı tarafın nasıl çalıştığını bilmesi gereklidir. ERP sistemi gelmeden önce herkes kendi sisteminde çalıştığı ve sistemi diğer birimler kullanamadığı için böyle bir gereksinme yoktu. ERP’den sonra ise bu zorunluluk ortaya çıktı.

Başta öngörülen eğitim maliyeti tutarını 2 veya 3 ile çarpın, gerçek rakama yakınlaşmış olursunuz.

Entegrasyon ve test etme; ERP paketi ve şirkette bulunan diğer yazılımlar arasında entegrasyon sağlamak sıkça ihmal edilen bir başka maliyet kalemidir. Çoğu şirket özel bazı yazılımlar kullanmaktadır. En basiti bir bar-kod okuyucudur. Bunun gibi sektöre özel yazılımlar kullanan şirketler mevcuttur. Daha karmaşık olarak e-ticaret ve tedarik zinciri yazılımı kullananlar vardır. Bunların hepsinin ERP sistemine bağlanması gerekmektedir. Bu köprü yazılımlarını ERP satıcısından satın alırsanız hayal kırıklığına uğrayabilirsiniz. Kendiniz yapmaya kalkışırsanız da başarısızlık söz konusu olabilir. Tavsiye edilen yöntem bir veri paketi hazırlayıp bunu sistem içinde dolaştırmaktır. Üretimden, ambara, ambardan muhasebeye oradan sevkıyata kadar tüm birimlerde bu veri dolaştırılıp tüm kullanıcıların katkısı alınarak sorunlar bulunup çözüm yolları keşfedilebilir. Entegrasyon nedeniyle oluşacak sorunlar burada ortaya çıkartılırsa çözüm bulmak daha az maliyet gerektirebilir.

Customization (ısmarlama yazılım); add-on yazılımları entegrasyon maliyeti konusunda sadece başlangıçtır. Daha maliyetli olan, şirketin kendisine uygun “ısmarlama” yazılımlarıdır. Bu ERP sisteminin sizin için yaşamsal öneme sahip bir işlevi yerine getirmediğini fark ettiğinizde başlar. Bu prosesi yazılıma eklemeye karar verdiğinizde dertler başlar. Ismarlama yazılım ERP’nin her modülünü etkiler, çünkü bunlar birbirine sıkıca bağlıdır. Dolayısıyla yapılacak bir eklemenin sistemde hasara yol açması büyük olasılıktır. Sistemin “upgrade” edilmesi de sorun yaratacaktır. Bu yaptığınız “ısmarlama” yazılımı yeni sürümde bir kez daha yapmak zorunda kalacaksınız ve ayni hataların tekrar oluşmasını izlemek zorunda kalabilirsiniz. Satıcı şirket size destek vermeyecektir. Bu iş için fazladan eleman tutmak zorunda kalacaksınız.

Veri transferi; mevcut sistemde mutlaka muhasebe, müşteri ve stok kayıtları vardır. Bunların yeni sistemde de olması zorunluluktur. Eski verilerin yeni sisteme transferi maliyetli bir işlemdir. Şirketler verilerinin uygun biçimde olmadığını ancak onları verinin tutarlı olmasını gerektiren ERP sistemlerine transfer ederken fark etmektedirler. Temiz veri bile bazı modifikasyondan geçmek zorunda kalabilir.

Danışmanlık; kullanıcılar kendi taahhütlerine uymadıklarını gördüklerinde danışmanlık ücretleri artmaktadır. Bunu önlemek için, danışman şirketin personeli eğitirken neyi hedeflediğinin ortaya çıkarılması gereklidir. Bu bir tablo halinde danışmanın taahhüdüne eklenirse, üst yönetimin kilit personel için verilen hedeflere ulaşıp ulaşmadığını anlaması kolaylaşır.

En iyi personelin şirketten ayrılması; ERP yazılımı çok karmaşık ve değişimler o kadar derindir ki personelin ancak bir kısmı bunun üstesinden gelebilir. Proje sona erdiğinde bu başarılı personel iş değiştirmeye kalkarsa bu şirkete ağır yıkım getirir. Bazı sektörlerde eleman sirkülasyonu fazladır. Bu sektörlerde eleman daha iyi maddi koşullar karşılığı şirketten ayrılıp başka şirkete geçebilir. Bu konuda baştan önlem alınması iyi olur.

Uygulama takımı ara vermez

Birçok şirket ERP’ yi diğer yazılımlar gibi görme hatasına düşmektedir. Yazılım kurulur, çalışma ekibi oluşturulur ve herkes günlük işlerine döner. Fakat ERP kurulduktan sonra eve gidemezsiniz. Çalışma ekibi çok değerlidir. Bu ekip satış işlevini satış personelinden, üretimi üretim elemanlarından, muhasebeyi muhasebeciden daha iyi bilmek zorundadır. Şirketler ekip elemanlarının sadece bu işle uğraşmalarını isterler bu nedenle bunların günlük işlerini yapacak fazla zamanları kalmaz. Sistemin biran önce geri dönüşüm sağlaması için bu fazla mesai şarttır. Buda şirket bütçesine fazladan yük getirmektedir. Baştan hesaplanmazsa bütçe hedefleri tutmaz.

Geri dönüş beklemek; en fazla yanlış yapılan konudur. Diğer yazılımlarda kurulum yapılır, ekip kurulur ve herkes arkasına yaslanıp sistemin kendini amorti etmesini bekler. Ayni bakış açısı ERP için de söz konusu olunca sorunlar yaşanmaktadır. ERP sistemleri bir süre çalışmalı, iş fonksiyonlarında değişiklikler yapılmalıdır. Ancak ondan sonra sistemin faydası ortaya çıkacaktır. Biraz sabır gereklidir.

ERP sonrası depresyonu; Deloitte Consulting danışmanlık şirketinin yaptığı bir araştırmada, ERP kuran her 4 şirketten birinde verimlilik kaybı görüşlüğü saptanmıştır. Bunun nedeni insanların alıştıkları işi değişik şekilde yapmalarının getirdiği kayıplardır. İnsanlar alıştıkları ve deneyim kazandıkları işi başka şekilde yapmaya başlayınca paniğe kapılmaktalar ve verimlilikleri düşmektedir.

ERP Uygulaması Karar Aşaması

ÖNCEKİ UYGULAMALARI İNCELEMEK

ERP paketlerinin analizinde en sağlıklı yollardan biri de, daha önceki uygulamaları incelemektir. Paketi daha önce uygulamış, hayata geçirmiş ve kullanan kuruluşlar varsa (yurt içi – yurt dışı) buraları ziyaretle izlenimlerini almak, gerçek hayattaki çalışmalarını gözlemek, kullanıcıların değerlendirmelerini istemek doğru yargılara ulaşmak için yararlı olacaktır.

KARAR

Bütün araştırma ve analiz çalışmalarının sonunda bir karar verilecektir. Kararlar, ilgili bütün birim yöneticileri ve üst yönetimle birlikte alınmalıdır. Seçilen yol bütün kuruluşun uygun gördüğü ve üst kademenin onayladığı bir çözüm olmalıdır. Proje, bütün kuruluşun projesidir. Herkes sorumludur. Karar bir ERP paketi alımı doğrultusunda olacağı gibi, bunun aksi de olabilir. İnceleme sonucu koşullara, ihtiyaçlara uygun olacak ve isteklere, beklentilere çözüm getirecek bir hazır paket bulunmayabilir. Bu takdirde, çalışmalara devam edilmeli ve diğer çözüm platformları araştırılmalıdır. Daha önce de belirtildiği gibi tek çözüm yolu hazır erp paketi değildir. Ve gözü kapalı, hiç bir analiz yapılmadan bu yola gidilmemelidir.

ERP Kurulum Süreci

PROJE NASIL BAŞLAMALI

Görüldüğü üzere ERP kuruluşun hemen hemen bütün süreçlerinin entegrasyonunu içeren bir Bilgi Sistemleri uygulamasıdır. Bu yüzden geniş kapsamlı, uzun süre alacak ve yüksek maliyet gerektirecek bir iştir. Stratejik bir yatırımdır. Belli bir ilerlemeden sonra dönüşü çok zor olmaktadır. Her an büyük kaynak israfına neden olarak, sonuca ulaşmadan durabilecek özellikte bir projedir. Ülkemizde bunun giderek çoğalan örneklerini görmekteyiz.

Bunun için başlama çok önemlidir. Başlangıçta hedeflerin, ne istenildiğinin, nereye varılacağının çok iyi bilinmesi gerekmektedir. Doğrudan ERP alacağız diye yola çıkmak büyük yanlışlara yol açabilecektir.

KURULUŞUN KENDİNİ TARİF ETMESİ

Birinci olarak, her şeyden önce kuruluş açık yüreklilikle kendini tanımalı, doğru tarif etmelidir. Bu tarif nasıl olmalıdır ;

• Kuruluşun mevcut alt yapısı çıkarılmalıdır. Süreçler, donanım, yazılım gibi.
• Her Birim (departman) neyi yaptığını, neyi yapamadığını ortaya koymalıdır.
• Her Birim ihtiyaçlarının ne olduğunu belirlemelidir.
• Üst yönetimin bulunduğu ortamda eksiklikler açıklıkla saptanmalıdır.
• Kuruluşun bir modeli çıkarılmalıdır.

Bundan sonra, ihtiyaçlar, eksiklikler, iyi çalışmayan mekanizmalar doğrultusunda nereye yöneleceğini, ne yapılması gerektiğini, ne alınmasının öngörüleceğini içeren hedefler konmalıdır.

Ancak, buraya kadar olan kendini tanıma çalışmaları ile bundan sonraki arayış çalışmaları nasıl yapılacaktır. Burada çok önemli bir konu karşımıza çıkmaktadır. Ülkemizde tam anlamı ile gerçekleştirilemeyen bir konu ; Proje Yönetimi.

ERP Eğitim Ve Dökümantasyon

EĞİTİM

Uygulamanın birinci ayağı eğitimdir. Eğitim, dört bölümde gerçekleştirilmelidir.

a) Üst yönetimin ERP eğitimi
b) Süreç uygulayıcılarının ERP eğitimi (kullanıcılar)
c) Satıcı firmanın ERP eğitimi
d) Bilgi Sistemlerinin eğitimi

Firmanın eğitiminden kasıt, projede çalışacak firma elemanlarının kuruluşun süreçlerini, işlerini tanımaları, bilgi sahibi olmalarıdır. Ne kadar iyi kuruluşu tanırlarsa, uygulamada o kadar başarılı olacaklardır.

DÖKÜMANTASYON

Böyle büyük bir uygulamada dokümantasyon da büyük önem arz etmektedir. Neyin, nasıl yapılacağının yazılı hale getirilmiş olması, uygulamanın başarısını etkileyecektir. Diğer deyişle, eğitimler dokümantasyonla desteklenmelidirler, kalıcı olabilmeleri için.

Gerek Bilgi Sistemleri Birimi için, gerek kullanıcılar için gerekli her türlü yazılı doküman kurumsal kaynak planlaması uygulaması başlamadan hazır olmalıdır.

 

Önceki: ERP Nedir? Faydaları
Sonraki: ERP Yönetim Uygulama

REFERANS BİLGİSAYAR EĞİTİM HİZMETLERİ SAN. ve TİC. LTD. ŞTİ.

Çetin Emeç Bulvarı, Kabil Caddesi, 1328. Sokak (74.Sokak) No:12/3 Öveçler /Çankaya /ANKARA

Telefon : 0312 472 74 55 Fax: 0312 472 74 56

İçerik Rss - Haberler Rss

Tasarım ve Programlama: Referans Bilgisayar